1. Письменная форма

При планировании работы подразделения письменно формулируйте все проекты и работы, которые должны быть выполнены, используя ежедневники, специальные трекеры, электронные планировщики. При планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки, стикеры.

Письменная регистрация позволяет лучше просчитать необходимое время на запланированные задачи, резервы на непредвиденные обстоятельства, а также освободить мозг от необходимости запоминать все, что Вам нужно сделать.

По каждому намеченному мероприятию продумайте и письменно зафиксируйте: этапы и сроки реализации, целевые ожидания (измеримые в штуках, рублях, % и т.п.), необходимые ресурсы (люди, деньги, материалы, информация и т.п.), периодичность и формат контроля.

Вариант оформления плана:

2. Правило планирования 60:40

Планируйте не более 60% рабочего дня, 40% времени оставляйте в резерве на непредвиденные обстоятельства (неожиданные визиты, телефонные разговоры, случаи недооценки продолжительности отдельных дел и т.п.).

3. Расстановка приоритетов в задачах

Правильно расставленные приоритеты помогают эффективно перераспределить имеющееся время и ресурсы для достижения необходимых результатов.

Распределите все намеченные задачи по уровню их важности и срочности.

Установите приоритетность в реализации задач:

• важные и срочные дела (неотложные вопросы, задачи с горящим сроком и т.п.) планируйте в первую очередь;
• важные, но не самые срочные дела (стратегическиое планирование, работа над новыми проектами, профилактические мероприятия и т.п.) - во вторую очередь;
• срочные, но не самые важные дела (отвлекающие просьбы, поручения, рутинные задачи) - делегируйте;
• не срочные и не важные дела (пустые разговоры, пустое пребывание в соцсетях, перекуры и т.п.) – исключите из перечня дел.

4. Принцип Парето 80/20: 20% усилий дают нам 80% результата, а оставшиеся 80% усилий – лишь 20 % результата. Согласно данному принципу, на начало дня планируйте самые сложные, срочные и важные задачи, требующие наибольших затрат времени и энергии.

5.  Правило 10:1

На каждую минуту планирования мы сэкономим 10 мин, когда будем реализовывать этот план. Чем четче был составлен план – тем эффективнее и экономичнее по времени будет его реализация.

Алгоритм ежедневного планирования

Ежедневно выделяйте 10-15 минут утром или накануне вечером на формирование полной обзорной картины задач на день.

Сформируйте письменный план:

1. На сетке времени отметьте «жесткие» задачи, для которых уже известно точное время
2. Составьте список «гибких» задач, т.е. не имеющих жесткого времени исполнения
3. Среди «гибких» задач выделите ярким цветом приоритетные - те, которые нужно выполнить в первую очередь
4. «Забюджетируйте» время на крупные приоритетные «гибкие» задачи – подпишите к ним примерное количество времени на исполнение.Помните: планировать и бюджетировать более 60% рабочего дня – не реалистично. Закладывайте резервное время на непредвиденные обстоятельства
5. В ходе дня аккуратно вычеркивайте выполненное. Невыполненное помечайте значком к переносу на следующий день
6. Ежедневно вечером анализируйте итоги дня: на что и в каком объеме было затрачено время, преобладающие в течение дня типы  задач, качество их выполнения, объем непродуктивных временных затрат.

          Инструменты планирования

1. Диаграмма Ганта – ленточная диаграмма, один из наиболее популярных способов графического представления плана реализации намеченных.

Диаграмма представляет собой календарный график, на котором по горизонтали размещена шкала времени, а по вертикали расположен список задач в виде отрезков. 

При этом длина отрезков соответствует длительности выполнения задачи по выбранной шкале времени.

Пример ленточной диаграммы:

На план-графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т.д.

Диаграмма Ганта позволяет:

• визуально оценить последовательность задач, их относительную длительность и протяженность проекта в целом
• проанализировать реальный ход выполнения задач
• сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач

2.  Матрица Эйзенхауэра «срочность/важность» - инструмент для расстановки приоритетов в задачах в зависимости от степени их важности и срочности.

Согласно этой теории, все задачи можно распределить на четыре категории:

A. Важные и срочные – это то, что необходимо выполнять незамедлительно: критические ситуации, проекты с горящим сроком.  При переизбытке таких дел в жизни возникают явления цейтнота, стресса, срыва на окружающих, у нас постоянный пожар и вечный бой! В идеале ежедневный объем такого типа задач должен составлять не более 20%                                                                   

B. Важные, но не срочные - это то важное, что в скором времени станет срочным: стратегическое планирование, внедрение инноваций, саморазвитие. Именно этому типу задач рекомендуется уделять основное внимание -  60% от объема всех решаемых задач. На каждую из таких задач необходимо определить срок и встроить в планы.                                                                                                                                                          

C. Не важные, но срочные – то, что не представляет важности для конечного результата, но требует немедленного решения. Как правило, такие задачи основаны на ожиданиях и приоритетах других людей (просьбы, поручения). Их целесообразно группировать, делегировать. Ежедневный объем такого типа задач должен составлять  не  более 20%.

D. Не важные и не срочные - они и не важны, и не срочны, но именно их часто хочется делать. Чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм,  социальные сети  -  «пожиратели времени».  О них нужно забыть!

Критерии важности задачи:

• влияние задачи на достижение долгосрочной стратегической цели;
• качественный скачок в достижении цели (обучение и развитие, переход в новое качество и т.п.);
• предотвращение рисков (профилактика) для достижения цели;
• значимость в структуре дел.

Критерий срочности задач:

• если задача не будет реализована немедленно, она потеряет смысл.

Вопросы для определения приоритетности планируемых задач

Когда необходимо спланировать задачи, определиться в их приоритетности - задайте себе вопросы:

• Надо ли это вообще делать?  (важность)
• Надо ли это делать прямо сейчас? (срочность)
• Можно ли сдвинуть срок каждого из заданий? Какие последствия будет иметь невыполнение в срок каждого задания?(срочность)
• Как это сделать проще, рациональнее, системнее? Есть ли человек, который может это сделать быстрее, лучше меня, экономичнее для Компании? (делегирование)

3. Карта долгосрочных целей

Спланируйте  ключевые долгосрочные цели и письменно зафиксируйте их.