1. Подготовка рабочих заданий
Задачи, поступающие в подразделение, имеют различное содержание, уровень сложности и масштаб. Какие-то из них могут быть выполнены одним сотрудником, а какие-то предполагают участие проектной команды.
Рабочее задание может быть:
- Проектом, когда исполнителю делегируется комплексная задача.
- Отдельным этапом работы.
- Отдельной функцией, когда исполнителю поручается какая-то специальная работа на всем протяжении решения задачи.
Рабочее задание должно быть:
- Цельным и конкретным, иметь начало и конец.
- Учитывать специализацию исполнителя.
- Быть выполнимо.
2. Выбор исполнителя
Для того, чтобы задача была выполнена максимально эффективно, необходимо подобрать подходящего сотрудника для ее выполнения.
На выбор исполнителя влияют следующие факторы:
- Содержание задачи и требования к ее итогу.
- Цели руководителя.
- Занятость исполнителя.
- Возможности исполнителя (квалификация, опыт, индивидуальные способности).
- Мотивация исполнителя (осмысленность, настрой, энтузиазм).
3. Передача задания исполнителю
Цель: добиться ясного понимания задания подчиненным и принятия ответственности за его выполнение.
На сегодняшний день существует ряд эффективных технологий постановки задач.
Наиболее популярными из них являются: SMART, ИКС, НАВИГАТОР.
Алгоритмы постановки задач
Постановка задач по технологии «SMART»
Постановка задач по технологии «НАВИГАТОР»
Три признака правильно поставленной задачи:
Исполнитель должен:
- ПОНЯТЬ задачу: ожидаемый результат, зону ответственности, этапы выполнения.
- ПРИНЯТЬ задачу: взять на себя ответственность за ее решение.
- СМОЧЬ выполнить задачу.
Позиции руководителя при донесении цели исполнителю
При донесении цели исполнителю руководитель может занимать 3 позиции:
1. Позицию транслятора
Руководитель-транслятор определяет исполнителя и передает ему цель в том виде, в котором он ее получил «сверху», играя роль проводника между высшим руководством и подчиненными.
2. Позицию управленца
Руководитель, выступающий с позиции управленца, проводит декомпозицию цели: цель, полученную сверху, он расчленяет на составные элементы - задачи, по каждой из которых принимает решение и доносит его до исполнителя.
3. Позицию исполнителя
Руководитель, выступающий в роли исполнителя, проводит декомпозицию цели, формулирует задачи, принимает решение по каждой задаче, определяет исполнителя и вместе с исполнителем начинает выполнять действия по достижению цели.
Такая проблема есть у управленцев, вышедших из специалистов, и как результат - такой управленец всегда перегружен работой.