Правильная расстановка приоритетов позволяет сконцентрировать усилия на тех видах деятельности, которые обеспечивают максимальный эффект.

Матрица Эйзенхауэра «срочность/важность»

- инструмент для расстановки приоритетов в задачах в зависимости от степени их важности и срочности.

Согласно этой теории, все задачи можно распределить на четыре категории:

A. Важные и срочные – это то, что необходимо выполнять незамедлительно: критические ситуации, проекты с горящим сроком.  При переизбытке таких дел в жизни возникают явления цейтнота, стресса, срыва на окружающих, у нас постоянный пожар и вечный бой! В идеале ежедневный объем такого типа задач должен составлять не более 20%.                                                               

B. Важные, но не срочные – это то важное, что в скором времени станет срочным: стратегическое планирование, внедрение инноваций, саморазвитие. Именно этому типу задач рекомендуется уделять основное внимание -  60% от объема всех решаемых задач. На каждую из таких задач необходимо определить срок и встроить в свои планы. 

C. Не важные, но срочные – то, что не представляет важности для конечного результата, но требует немедленного решения. Как правило, такие задачи основаны на ожиданиях и приоритетах других людей (просьбы, поручения). Их целесообразно группировать, делегировать. Ежедневный объем такого типа задач должен составлять  не  более 20%.

D. Не важные и не срочные – они и не важны, и не срочны, но именно их часто хочется делать. Чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм,  социальные сети  –  «пожиратели времени».  О них нужно забыть!

Чтобы понять, в какой квадрат матрицы поместить задачи, нужно правильно оценить их важность и срочность.

Критерии важности задачи:

• влияние задачи на достижение долгосрочной стратегической цели;
• качественный скачок в достижении цели (обучение и развитие, переход в новое качество и т.п.);
• предотвращение рисков (профилактика) для достижения цели;
• значимость в структуре дел.

Критерий срочности задач:

• если задача не будет реализована немедленно, она потеряет смысл.

Вопросы для определения приоритетности планируемых задач

Когда необходимо спланировать задачи, определиться в приоритетности действий - задайте себе вопросы:

Надо ли это вообще делать?  (важность)

Надо ли это делать прямо сейчас? (срочность)

Можно ли сдвинуть срок каждого из заданий? Какие последствия будет иметь невыполнение в срок каждого задания?(срочность)

Как это сделать проще, рациональнее, системнее? Есть ли человек, который может это сделать быстрее, лучше меня, экономичнее для Компании? (делегирование)