Причина № 1. Отсутствие целей и их нечеткая постановка

Без четких целей очень сложно целенаправленно управлять своей эффективностью и временем, так как нет ориентиров.

Причина № 2. Отсутствие привычки регулярно вести список дел

Для достижения цели важно иметь четкое представление о том, какие шаги необходимо для этого осуществить и в какие сроки.

Причина № 3. Неумение расставлять приоритеты в делах

Трудности при расстановке приоритетов чаще всего возникают, когда мы сталкиваемся с потоком задач. Сделать нужно многое, но на вопрос «Что же является приоритетнее?» не всегда удается найти ответ. 

Причина № 4. Не умение устранять отвлекающие факторы

Часто случается, что мы тратим свой ресурс и время на пустые вещи: чаты, телефонные звонки. Среди них есть, безусловно, важные. НО часто - это «пожиратели» нашего времени.

Причина № 5. Откладывание дел «на потом»

Как правило, откладываются на потом те задачи, которые не приятны. 

Причина № 6. Стремление брать на себя слишком много

Выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет», неумение перепоручить выполнение части своих задач.

Причина № 7. Потребность «быть занятым»

Это уже вопрос больше психологический. Это «активность ради активности». Но Быть занятым ≠ Быть результативным. Т.е. не любая активность результативна!

Причина № 8. Неумение отдыхать

Если работать несколько часов подряд без перерыва, становится трудно сосредоточиться на задаче и её решение отнимает намного больше времени.

Причина № 9 Неспособность довести начатое дело до конца в силу различных факторов: потери интереса к задаче, отсутствия волевых качеств, боязни преодолевать  сложности на пути к цели, страха перемен, неудач...

Причина № 10 Лень, которая  лишь в пословицах – двигатель прогресса. На самом деле это один из главных тормозов, который мешает человеку двигаться дальше.

 

Поглотители времени: как их победить

Поглотители времени (хронофаги) - это занятия, из-за которых время тратится впустую.

Предсказуемые и контролируемые хронофаги:

• сборы на работу
• чтение книг
• прослушивание музыки
• изучение всякой разной информации
• посиделки с друзьями
• серфинг в интернете

Неконтролируемые хронофаги: 

• дорога с пробками и авариями
• очередь – в банке, магазине, на почте
• задержка клиента или начальника
• опоздание сотрудника или менеджера

Четыре типичные категории хронофагов

1. Опоздания и ожидания

Опоздания и ожидания связаны с неэффективным распределением времени и планированием, которые приводят к тому, что человек опаздывает на встречи или вынужден ждать других, срывает сроки выполнения задач.

Решение проблемы:

• Планируйте заранее. Планируйте свой день и неделю заранее, учитывая время на перемещение и возможные задержки.
• Предварительно подтверждайте все выездные встречи. Заменяйте выезды онлайн-форматом.
• Используйте технологии. Используйте календари, планировщики и приложения для управления временем, чтобы оставаться организованными.
• Оптимизируйте расписание. Стремитесь оптимизировать свое расписание, минимизируя время, проведенное в ожидании или в пути.
• Ожидайте с пользой. Если ожидание неизбежно, планируйте, как можно эффективно использовать это время. Например, читайте или обучайтесь, отвечайте на электронные письма.

2. Прокрастинация

Прокрастинация — это откладывание или избегание выполнения задач, несмотря на их важность или срочность. Может возникать из-за страха перед сложной задачей, неопределенности, отсутствия мотивации или перфекционизма.

Решение проблемы:

• Разбейте задачи на меньшие части. Деление больших и сложных задач на меньшие и более управляемые части может сделать их менее устрашающими.
• Установите четкие сроки. Сроки помогают создать чувство срочности и могут мотивировать к действию.
• Найдите источник мотивации. Определите, что вас мотивирует, и используйте это для стимулирования действий.

3. Отвлечения

Обычно отвлечения исходят от самого человека, а значит могут полностью им контролироваться. Например, перерыв на чашку кофе, просмотр социальных сетей, чтение новостей.

Отвлечения, как правило, контролируются самим человеком, поэтому важно развивать самодисциплину и осознанность.

Решение проблемы:

• Установите конкретные цели для рабочего дня. Определите, что нужно сделать, и сосредоточьтесь на этих задачах.
• Используйте «Метод Таймера». Установите таймер на определенное время (например на 25 минут), чтобы сосредоточиться на одной задаче, а затем сделайте короткий перерыв. 
• Удалите цифровые отвлечения. Выключите уведомления на телефоне и компьютере и закройте все нерелевантные вкладки и приложения.
• Создайте комфортное рабочее пространство. Убедитесь, что ваше рабочее место организовано и свободно от отвлекающих факторов.
• Запланируйте время для отдыха. Не забывайте о регулярных перерывах, чтобы восстановить энергию и сосредоточенность.

4. Прерывания

Прерывания, как правило, исходят от внешних источников и не зависят от воли или контроля человека. Это может быть коллега, который приходит с вопросом, телефонный звонок или неожиданная электронная почта, требующая немедленного ответа. Прерывания сложно контролировать.

Решение проблемы:

• Информируйте коллег. Сообщите коллегам и сотрудникам о вашем рабочем графике и времени, когда вас нельзя отвлекать.
• Используйте наушники. Наушники могут сигнализировать другим, что вы сосредоточены на работе, и снизить количество прерываний.
• Запланируйте время для общения. Уделите время для общения с коллегами и ответа на электронные письма, чтобы они не прерывали вас в течение дня.
• Установите правила для совещаний. Участвуйте только в необходимых совещаниях и убедитесь, что они эффективно организованы.
• Используйте технологии. Например, программы для блокировки звонков или уведомлений в определенное время, чтобы сосредоточиться на работе.