1. «Метод Таймера» («Метод Помодоро»)
Данный метод помогает разобраться с большим объемом монотонных задач, обеспечивая максимальную концентрацию внимания. Метод заключается в разбивании работы на 25-минутные интервалы, которые чередуются с 5-минутными периодами отдыха. После четырех таких циклов делается длительный 30-минутный перерыв, либо меняется вид деятельности, даже если работа не была закончена.
Алгоритм:
- Определитесь с задачей
- Поставьте «таймер» на 25 минут
- Работайте, не отвлекаясь, до сигнала
- После сигнала сделайте короткий перерыв, на 3-5 минут
- Вернитесь к работе
- После каждой четвертой 25-минутки сделайте длительный перерыв - 30 минут, либо смените вид деятельности
Рекомендуется использовать не более 5 таких подходов в день.
Данный метод позволяет дольше сохранять работоспособность и энтузиазм.
Схема применения «Метода Помодоро»
2. «Метод поедания слона»
Под «слоном» в тайм-менеджменте подразумевают объемную, долгосрочную задачу.
Чтобы выполнить подобное задание, его следует:
- разбить на части, подзадачи (бифштекы)
- определить сроки реализации всей задачи и каждой её части
- последовательно выполнять все этапы задачи до её окончательного завершения
3. «Метод швейцарского сыра»
Еще одна техника борьбы со «слонами», но без строгой упорядоченности. Сталкиваясь с масштабной задачей, и не зная с какой стороны к ней «подойти», рекомендуется поучиться у мышонка, который выгрызает кусочки из сыра в произвольном порядке; постепенно сыр «тает» на глазах.
Алгоритм:
- поделить задачу на мелкие шаги
- начать выполнять те, которые более интересны в данный момент
Пример выделения дел из проекта по методу швейцарского сыра
4. «Метод Шваба»
Метод имеет основную идею в расстановке приоритетов.
Алгоритм:
- Записать самые важные задачи дня
- Определить последовательность задач и пронумеровать их
- Выполнять задачи в установленной последовательности
- Выполнив задачу, проверить, не сместились ли приоритеты в выполнении других задач и не появились ли новые
- Добавить новые задачи в список, соблюдая приоритетность
- Продолжать выполнять задачи по мере убывания их важности
5. «Метод лягушки»
«Лягушки» в тайм-менеджменте - небольшие, но неприятные дела, которые больше всего хочется отложить на потом.
«Съесть лягушку» - означает сделать самую неприятную задачу до всех остальных.
Согласно данному методу, рекомендуется составить список из всех накопившихся «лягушек» и съедать каждый день по одной, лучше с утра, чтобы потом весь день мысли о «лягушке» не отнимали энергию.
Этот метод позволяет не откладывать неприятные задачи на потом.
6. Метод «Канбан»
Гибкий подход к управлению рабочими процессами, позволяющий четко и наглядно организовать работу, отслеживать и оптимизировать нагрузку, выполнять задачи в срок.
Метод реализуется с помощью канбан-доски - таблицы из трех столбцов: «В очереди», «В работе» и «Готово».
Столбцов может быть и больше, а их названия могут меняться в зависимости от специфики рабочего процесса.
Алгоритм:
- Сформировать список задач
- Зафиксировать каждую задачу на отдельном стикере и занести в первый столбец в очередь к выполнению - «В очереди»
- Каждую взятую в работу задачу переместить во второй столбец - «В работе»
- По завершении задачи перемещаются в столбец «Готово»
Канбан можно организовать на офисной доске, а также на онлайн-сервисе.
Данный метод можно применять для организации рабочего и личного времени.
7. Метод хронометража
Метод хронометража создан для анализа повышения собственной производительности.
Алгоритм:
- В течение двух недель письменно фиксировать всю работу, которая заняла более нескольких минут. Удобно использовать для таких целей табличный формат
- По каждой задаче фиксировать начало, длительность ее выполнения
- Следующие две недели отмечается, насколько оптимально было потрачено время, то есть выполнена ли работа целиком, достигнут промежуточный результат или время потрачено напрасно
- Результат можно оценивать в баллах. При промежуточных или отрицательных итогах задач можно фиксировать причину, почему так случилось
- После месяца таких наблюдений провести анализ: какие задачи занимают больше и меньше времени, в какой период суток продуктивность на высоте, а в какой - стабильно нет ресурса на работу
- Оптимизировать график. Важные дела спланировать на периоды наибольшей продуктивности. Дела, по которым стабильно не получается достичь положительных результатов - делегировать, устранить причину неудач (например, пройти обучение)
8. Метод «Пирог времени»
Цель «пирога времени» - визуализировать, каким временным бюджетом Вы располагаете, на какие задачи расходуется ценный ресурс и как направить его в нужное русло.
Как сделать свой «Пирог времени» на день:
- Рисуем круг, поделенный на 24 сектора (один сектор - один час)
- Отмечаем, сколько часов уходит на сон
- Закрашиваем отрезки регулярных расходов времени
- Выделяем рабочее время
- Закрашиваем долю часов, которая уходит впустую
«Пирог времени» на день дает возможность оценить, какие конкретные улучшения можно внести в свое расписание.