1. Регулярность планирования

Ежедневно вечером выделяйте 10-15 минут на составление плана на следующий день.

2. Правило планирования времени 60:40

Планируйте не более 60% рабочего дня, 40% времени оставляйте в резерве на непредвиденные обстоятельства (неожиданные визиты, телефонные разговоры, случаи недооценки продолжительности отдельных дел и т.п.).

3. Письменная форма

Составляйте планы в письменном, наглядном виде, используя ежедневники, трекеры, специальные электронные планировщики (SingularityApp, Trello, TickTick, ToDoist, Focus to Do, Microsoft To-Do, ЛидерТаск, Strive и др). Это освобождает мозг от необходимости запоминать все, что вам нужно сделать.

Преимущества письменного формата планирования:

• целостная наглядная картина дел на день
• четкая оценка потребности во времени на каждую задачу
• более реалистичное планирование резервного времени
• «не теряются» несделанные дела (перенос на следующий день)
• разгрузка памяти человека

Структурируйте информацию в ежедневнике, используя разные цвета, закладки, стикеры.

4. Расстановка приоритетов в задачах

Разделите все намеченные задачи на долгосрочные (планы на несколько лет), среднесрочные (годовые планы) и краткосрочные (месячные, декадные планы), установите приоритетность и сроки на их реализацию.

Распределите все намеченные задачи по уровню их важности и срочности.

Установите приоритетность в реализации задач:

• важные и срочные дела (неотложные вопросы, проекты с горящим сроком и т.п.)  выполняйте в первую очередь
• важные, но не самые срочные дела (стратегическиое планирование, работа над новыми проектам и т.п.) выполняйте во вторую очередь
• срочные, но не самые важные дела (отвлекающие просьбы, поручения, некоторые отчеты и т.п.) оптимизируйте (группируйте, перепоручите)
• не срочные и не важные дела (пустые разговоры, пустое пребывание в соцсетях, перекуры и т.п.) – исключите! 

5. Принцип Парето 80/20

20% усилий дают 80% результата, а оставшиеся 80% усилий – лишь 20 % результата.

Применительно к рациональному использованию времени данный принцип гласит: 80% конечных результатов достигается нами за 20% рабочего времени, тогда как остальные 80% затраченного времени дают лишь 20% результата.  

Таким образом, всегда необходимо помнить этот принцип и начинать свой день с реализации самых сложных, важных и срочных дел, затрачивая на них продуктивные 20% своего времени и энергии.

6. Сортировка задач по времени и смыслу   

• Планируя день, сначала на сетке времени зафиксируйте «жесткие» задачи, для которых уже известно точное время.
• Затем составьте список «гибких» задач, не имеющих привязки к времени и установите приоритетность их выполнения.

    

• Среди «гибких» задач выделите те, которые нужно выполнить в первую очередь.
• «Забюджетируйте» время на крупные приоритетные «гибкие» задачи -  подпишите к ним примерное количество времени на исполнение.

7. Сочетание и группировка задач

• Сочетайте различные дела с целью продуктивного использование времени (например, слушайте аудиокниги во время бытовых дел, перемещения на транспорте и т.п.).
• Группируйте задачи, для которых нужен определенный контекст, по категориям: «по пути», «вдохновение», «хорошая погода» и т.п. и выполняйте эти задачи при наступлении соответствующего случая.

8. Деление «слонов» на части

• Разбивайте объемные, долгосрочные и сложные задачи на части (этапы, подзадачи) с определением сроков реализации всей задачи и каждой её части.
• Последовательно выполняйте все этапы до окончательного завершения задач.

 9. Правило «ежедневной лягушки»

• Составьте список накопившихся «лягушек» (мелких, неприятных дел, которые больше всего хочется отложить на потом).
• Ежедневно съедайте по одной «лягушке».

10. Следование составленному плану с ориентацией на результат

Действуйте в соответствии с планом, последовательно доводя до конца каждое начатое дело, даже если некоторые из них неприятны и сложны. В каждом деле стремитесь к достижению максимально возможного уровня качества результата!

11. Организация грамотного отдыха

• Старайтесь в течение дня ритмично отдыхать (10 минутные перерывы через каждые 120 мин), максимально переключаясь в это время по видам рабочей активности и нагрузки: с умственной - на физическую и обратно.
• Во время обеденного перерыва прогуляйтесь, пообщайтесь на отвлеченные темы, сделайте зарядку для тела и глаз и т.п.
• Ежедневно посвящайте 30-60 минут тому, что интересно и ценно для вас, что вас заряжает, дает эмоциональный подъем, от чего вы получаете удовольствие: саморазвитию, занятиям спортом, языком, общению с друзьями, духовным практикам, чтению классики, хобби (рисованию, музицированию, лепке, вышивке и т.п.).
• Организуйте себе полноценные выходные с максимальной сменой обстановки.

12. Минимизация отвлекающих факторов

• Подумайте, где вы теряете свое время и энергию (пустые разговоры, социальные сети, частые перекуры и т.п) и сведите это к минимуму.
• Ответственно подходите к тому, кем и чем вы наполняете свою жизнь!

13. Ежедневный анализ итогов дня

 Ежедневно вечером выделяйте 10-15 минут на анализ итогов дня:

• на что и в каком объеме было затрачено время
• преобладающие типы решаемых задач дня
• качество выполнения задач
• пустые, непродуктивные затраты времени: их объем и содержание

14.  Самомотивация и активизация себя!

• Сформируйте свой список личных стимулов-мотиваторов, которые могли бы Вас активизировать, вдохновить, зарядить, сподвигнуть на успешное выполнение разного рода заданий, на достижения. Используйте такие стимулы для настройки себя на различные задачи.
• Поощряйте себя за личные достижения! Придумайте для себя презенты, награды за выполнение конкретных заданий, проектов.
• Держите свои цели «на виду» в виде образов, предметов, связанных с целью (вдохновляющие цитаты, рисунки, фотографии, карикатуры и т.п.). Наглядно представляйте себе плоды реализованных целей. Все это является мощным мотивирующим фактором к их достижению!